30分钟搞定个人数据备份

版本更新日志

作者: 姚泽源

• 2022 年 7 月 29 日
  • 添加 win11 切换云账号登录截图
  • 添加 OneDrive 登录失败说明
• 2022 年 6 月 25 日
  • 初始化文章

本文目标

30 分钟内让你了解下边三件事:

1. 数据备份体系配置完成后, 可以达到什么效果
2. 成本是多少
3. 配置备份体系的具体步骤

预期效果

得益于现代操作系统的飞速进步, 对于任意以 win10 及以上系统为日常工作平台的用户, 都可以通过本文, 在 30 分钟以内实现以下(近似于魔法)的效果:

在备份体系部署完成后, 假设从北京出差去广州, 即使忘带电脑/电脑丢失, 只要买台新电脑且可以上网:

1. 30 分钟之内, 旧电脑所有文档都可以在新设备中正常打开
2. 1 小时之内, 新设备使用体验和旧电脑一模一样, 重新安装旧电脑上那些应用软件后, 会发现连配置的快捷键都和旧电脑一样
3. 8 小时之内, 只要网络正常(可以 1mb/s 稳定下载电影), 旧电脑所有资料都会出现在新设备中.
   • 说明: 8 小时并不是定值, 只取决于资料体积和当地网速. 即使资料总数达到 1T(1000G), 1 天之内也足够完成全部数据资料的恢复
4. 额外附赠: 由于备份方案只要求新设备是 win10 及以上系统, 没有其他要求, 这意味着任何 win10 设备都可以被视为"新电脑", 也就是说, 任何 win10 设备都可以实现数据同步 & 配置同步. 那个著名的段子将只会是一个段子(张总, 您在家里的电脑上按了ctrl+c，然后在公司的电脑上再按ctrl+v是肯定不行的。即使同一篇文章也不行。不不，多贵的电脑都不行。)

问题来了

成本

备份系统依赖微软内置的 OneDrive 实现, 主要成本分为这么几块:

1. 需要注册一个微软账号, 以便登录系统, 实现同步
2. 需要为该账号购买 Office 365 服务, 498/年(正版 Word/Execl/PowerPoint + 1Tb 的 OneDrive 空间)
3. 行为习惯上
   1. 需要 win10 及以上系统, 并打开自动更新, 以确保总是使用最新版系统
   2. 系统中保证有 C/D 两个盘, C 盘存放应用程序主体, D 盘存放需备份数据
   3. 安装软件时不要选择安装位置, 改为使用默认配置(安装到 C 盘)

仅此而已.

任务目标与实现原理

基本问题: 为什么数据丢失会造成损失

数据丢失损失大是因为数据本身没有备份导致. 如果数据有备份, 那么丢失后只要从备份中恢复即可.

进阶: 假设需要备份, 应该备份到哪里?

备份服务需要满足以下要求:

1. 备份方便, 最好随时备份
2. 还原方便, 最好在任意时间任意地点均可还原
   1. 针对要求 2
   2. 排除 Dropbox 等国外服务(使用不稳定, 可能需要科学上网支持)
3. 数据安全, 私密信息不可被非本人以外的人查看, 已备份数据不可丢失.
   1. 针对要求 3
   2. 首先排除百度网盘(无法保障个人文件安全, 个人数据一旦被误判为非法文件会被直接删除),
   3. 然后排除小公司(无法保证持续经营)
   4. 排除自建备份服务(无法保证可靠性, 做不到多数据中心备份的话, 一次地震/火灾直接全毁)
4. 进阶: 数据还原期间, 可以逐步恢复数据. 先恢复必要数据保障日常工作生活正常使用, 非常用内容可以后台逐步恢复.
   1. 可以理解为将需要的数据文件视为占位符, 只在访问文件时才从互联网上将该文件下载下来. 需要操作系统底层支持
   2. 针对要求 4
   3. 排除 mac(有针对整个磁盘备份的时光机功能, 但恢复期间不能进入系统, 只有全部恢复完毕才可以恢复)
   4. 排除非 windows 官方提供的云盘(非官方云盘无法实现该要求)
      1. 如果弱化该要求, 只希望针对 office 文件进行备份, 可以选择金山云盘, 默认所有办公文件均保留在金山云盘中, 也可以使用 wps 在线版进行办公
5. 进阶 2: 数据还原后, 希望电脑使用体验和原设备一模一样, 或者所有开启了自动同步的电脑使用体验都一样. 具体要求为:
   1. 安装应用软件后, 之前配置的应用软件设置仍在且一模一样
   2. 电脑桌面上的文件和原电脑保持一致, 所有希望备份的文件内容均在原有位置
   3. 说明: 要求 5 可以实现, 且成本非常低, 只需要遵守默认约定即可. 具体方案见实施步骤一节
6. 进阶 3: 恢复数据只在硬件丢失情况下执行
   1. 本地重装系统后, 只需要安装应用软件, 不必重新恢复数据

具体步骤

1. 注册微软账号, 并购买一年的 ofice 365 服务

这一步相对简单, 在Office 官网上点击立即购买即可

2. 在操作系统中登录账号

这一步的目的是将当前机器和微软账号相关联, 实现系统配置和剪切板的自动同步

• 进入设置界面, 选择账户
  • 
  • 登录账号
    • 在账户信息标签中, 点击改为 Microsoft 账户登录
      • 
    • win11 用户切换界面长这样
      • 
  • 同步配置
    • 选择同步你的设置, 勾选设置同步
      • 
• 剪切板同步
  • 进入设置界面, 选择系统
    • 
  • 选择剪切板标签, 打开剪切板历史记录和跨设备同步
    • 
  • 勾选后, 会自动同步剪切板的内容, 使用win徽标(键盘左下角, ctrl 和 alt 中间长得像小窗户的那个键)+v, 可以看到最近 10 次复制的内容, 并会在所有登录账号的设备间同步
    • 

3. 登录 OneDrive 云盘账号

这一步的目的是登录微软内置的云盘服务, 并启用数据备份

• 打开开始菜单, 直接输入 OneDrive, 可以找到内置的 OneDrive 应用. 点击应用
  • 
• 启动后会要求用户登录 OneDrive, 正常登录
  • 
• 登录成功后, 需要配置 OneDrive 在本地的位置.
  • 为了实现目标 6: 只有电脑丢失时才需要恢复备份, 重装系统时不需要恢复. 我们需要将 OneDrive 存储位置和系统分开. 一般选择 C 盘作为系统盘, 而将 OneDrive 放在 D 盘上. 这样, 重装系统时只需要格式化 C 盘, 重装之后由于 D 盘数据本身还在, 我们只需要重新登录 OneDrive, 并指定 D 盘为存储路径, OneDrive 会自动将D:/onedrive目录下文件和云端文件并进行更新----由于大部分文件都没有变动过, 因此也就不需要重新下载, 我们也就可以跳过数据恢复的过程
  • 登录成功
    • 
  • 将 OneDrive 存储地址设为D:/onedrive
    • 
  • 提示该目录下已经有同名文件夹, 是否仍要使用----当然回答是
    • 
  • 最终结果
    • 
    • 注意
      • 配置 OneDrive 储存地址为关键步骤, 如果没有出现更改位置字段, 可以退出 OneDrive 账号后重登一遍
      • 如果出现连接到OneDrive时出现问题, 说明网络不佳, 多试几次即可
        • 
• 登录完成后要求选择需要同步的内容
  • 建议选择全部同步
  • OneDrive 提供了配置项以实现要求 4: 渐进式同步, 同步期间不干扰正常工作. 后续会提到配置方法
  • 
• 此后是简单的功能说明, 一路下一步最后关闭窗口即可
  • 

4. 配置桌面/图片/文档的自动同步

登录完成后如果本地已有 OneDrive 文件夹, OneDrive 会自动在后台进行比较, 作为同步中的状态, icon 为云+小圆圈的样式, 让其在后台进行自动对比即可

然后是重头戏 => 实现需求 5: 数据还原后, 电脑体验和原设备一模一样, 如果有多台设备, 只要登录同一账号, 不同设备间的体验也一模一样.

先说实现方法, 然后再介绍原理:

4.1 多设备保持体验一致的实现方法

• 打开 OneDrive 设置界面
  • 
• 选择备份标签, 然后点击管理备份按钮
  • 
• 勾选桌面/文档/图片三个文件夹, 选择开始备份
  • 
• 随后会自动执行备份
  • 

通过这个步骤, 可以将桌面/文档/图片中的内容进行备份. 如果满足以下两个要求, 就可以完美实现需求 5: 数据还原后, 希望电脑使用体验和原设备一模一样, 或者所有开启了自动同步的电脑使用体验都一样

1. 如果文件需要备份, 则统一放在文档下的一个目录中(例如可以起名叫同步盘)
2. 安装任何需要同步的应用程序时, 不选择安装位置, 而是一路下一步, 使用默认配置(微信/企业微信/QQ 需要额外操作, 后边会说明)

解释一下原理:

跨设备文件同步原理

对于所有需要同步的文件统一放在文档目录下, 这个原因比较简单: 因为文档文件夹会被 OneDrive 自动同步, 因此文件夹内的需同步文件自然也会被同步.

又因为各个设备上 OneDrive 本地文件夹所在的路径一样(都是D:/盘下的onedrive文件夹), 所以不管哪台电脑, 都可以按相同路径找到对应文件

跨设备应用程序同步原理

应用程序分为两个部分:

1. 程序本体
2. 应用程序的配置文件/数据库文件

我们对应用程序所做的任何修改, 都会被储存到配置文件/数据库文件中. 只要配置文件相同, 应用程序的行为也一定相同.

而一路下一步安装时, 由于我们走的是默认安装流程, 所以配置文件/数据库文件也会被放在默认的位置下, 也就是文档文件夹中

而我们又已经配置了文档文件夹的自动同步功能

所以, 即使重装了系统, 我们也只要重新安装一遍应用程序, 把程序本体补上, 程序启动后发现文档下已经有了(之前备份好了的)配置文件, 会直接基于(根据备份还原出的)配置文件启动, 其表现自然也和备份时一样.

跨设备同步应用程序配置时需要注意的事

这个太重要以至于需要单拉出来说一下:

跨设备同步应用程序配置对于绝大多数应用都可以使用, 但个别应用例外:

1. 配置/数据库文件内容巨大且经常变的应用
   1. 例如: 微信/企业微信/QQ. 他们会把聊天图片和聊天中接收的文件也放在文档文件夹下, 快速耗尽 OneDrive 容量. 因此需要将他们从 OneDrive 中移出来.
   2. 我的解决方案是:
      1. 在D盘下, 创建tencent_wechat文件夹, 里边分别创建wechat/wework/qq三个文件夹, 专门放他们三个的聊天记录.
      2. 微信配置方法
         1. 
         2. 
      3. 企业微信配置方法
         1. 
         2. 
      4. QQ 配置方法
         1. 
         2. 
2. 会产生大量零散文件, 且这些文件经常变动且都有用处的应用
   1. 这条针对的是程序员, 不能将 git 仓库(.git 目录中有大量小文件)/前端项目(有 node_modules 目录)放在自动同步中, 否则漏了两个, 或者删除文件后 OneDrive 主动帮你还原回来导致代码启动不了, 都很麻烦

4.2 渐进式数据还原----数据还原期间保持电脑可用的方案

目前除 4 以外的所有要求均已实现, 只剩下这一个需求, 怎么处理呢? 答案是勾选 OneDrive 上的一个选型

当勾选按需同步时, OneDrive 只会创建文件占位符, 不会真实下载文件. 该功能主要在第一次恢复数据时使用, 或者当硬盘容量不够时使用(通过不同步照片/视频的方式节约硬盘空间). 勾选该选项后, 默认不会下载源文件, 只有当用户真实访问文件时才会去下载.

建议是紧急情况下再使用, 正常来说, 300G 的内容, 一晚上也足够全同步下来了.

5. 其他

除了系统文件, 还有一些其他的数据需要同步. 我使用的是下边的方案, 仅供参考:

1. 浏览器使用 chrome, 并登录 Google 账号. 这样所有的收藏夹/访问记录/浏览器插件都会被保存在谷歌服务器上. 可以自动同步
   1. 对于普通用户而言, 需要同步浏览器数据可以使用两种方案
      1. win10 之后系统内置了 Edge 浏览器, 可以视为国内可用的 chrome(是微软团队基于 chrome 开发出的浏览器产品), 登录微软账号后也可以同步收藏夹/访问记录/浏览器插件内容
      2. 使用国产浏览器, 例如 360 浏览器, 登录账号后也可以进行同步
2. 系统安全
   1. 虽然可以信任微软本身不会查阅我们的数据, 但把数据全同步在 OneDrive 上也就意味着一旦微软账号被盗, 盗号者本身也能拿到云盘中所有的文件. 所以必须保护好微软账号.
   2. 我的做法是:
      1. 微软账号单设一个密码, 只在这一个地方使用, 其他地方绝对不用相同或类似密码
      2. 其他密码统一用密码管理软件(keepass)生成, 使用 OneDrive 同步密码数据库文件. 密码数据库也有一个独立的密码, 同样也是只在这一个地方使用, 其他地方绝对不用相同或类似密码
      3. 这样, 由于微软账号安全, 所以文件安全
      4. 由于其他软件密码由密码数据库生成, 又因为文件安全&管理密码所以密码文件本身不会外泄, 所以其他软件也安全.
3. 版本控制
   1. 对于任意备份的文件, OneDrive 默认保留 30 天内的所有版本修改. 可以还原到其中的任意一个版本. 这个时间范围足够日常使用了
      1. 示例:
         1. 

预祝各位永远用不到恢复功能~